Hotelsoftware – was zählt?
Interview — Das perfekte Verteilen und Vernetzen der richtigen Informationen ist der maßgebliche Erfolgsfaktor einer guten Hotelsoftware. Richtig eingesetzt kann sie in unserer multimedialen Welt wesentlich zur Steigerung des Buchungserfolges beitragen. Worauf es dabei ankommt, worauf oft noch zu wenig geachtet wird und wie man Hotelsoftware optimal einsetzt, verrieten führende Anbieter im Gespräch mit hotelstyle & gastro.
GASTROdat GmbH
Welche Anforderungen soll eine moderne Hotelsoftware erfüllen?
Sitec: Eine moderne Hotelsoftware muss einfach und intuitiv in der Bedienung sein, damit sich Mitarbeiter schnell einarbeiten können. Sie muss sich flexibel an die individuellen Anforderungen des Hotels und die neuen Anforderungen des Marktes anpassen, etwa wenn es um E-Mail-Integration, Online-Schnittstellen und Marketingplattformen geht.
HS/3: Die Anforderungen können sehr unterschiedlich sein. Sie richten sich nach den Hotelgrößen, deren Geschäftsprozessen und den daraus resultierenden Anforderungen an die Software. Dazu kommen Themen wie Flexibilität der Software, leichte Bedienbarkeit, Anpassbarkeit, Schnittstellen, modularer Aufbau usw. Ein wichtiger Bereich ist auch die Integrationsfähigkeit der Software im Hinblick auf die Einbindung moderner Technologien wie iPad-Lösungen, smart-Phone-Anbindung, Internet, Hoteltechnik wie Heizungssteuerung usw.
GastroDat: Eine Hotelsoftware muss heute viele Anforderungen erfüllen. Sie fungiert als Schnittstelle zu verschiedenen Anbietern, etwa von Kasse, Keycard, Channel & Metakanälen, hat aber vor allem Service und die Nähe zum Kunden zum Ziel und unterstützt – etwa durch perfektionierte Websites und voll automatisierte Buchungen – effektiv den Buchungserfolg. Das Um und Auf ist aber immer, dass sie einfach zu bedienen, flexibel und preiswert ist.
SiTec Computertechnik GmbH.
Was ist Ihrer Ansicht nach ein absolutes Must-Have?
GastroDat: Der Auftritt nach außen muss die CI des Hotels authentisch vermitteln können. Kommt der Gast bei Onlinebuchungen direkt auf die Hotelhomepage, entfallen außerdem unnötige Provisionskosten.
HS/3: Letztlich geht es darum, das tägliche Buchungsgeschäft schnell und sicher abwickeln zu können und den Gast vollumfängliche Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Beides umfasst, abhängig von der Hotelgröße und der Gästezielgruppe, verschiedenste Facetten und Bereiche wie Hotelgastronomie, Wellness, Events und Arrangements, Tagungen, Online-Buchbarkeiten usw.
Sitec: Selbstverständlich dürfen auch die Grundfunktionen nicht vergessen werden. Abgesehen von vielen nützlichen Features muss die Software 100% zuverlässig, schnell und korrekt arbeiten.
Welche Zusatzleistungen würden Sie darüber hinaus empfehlen?
HS/3: Anwender sollten auf jeden Fall ihre Software auf dem aktuellsten Stand halten. Daher empfehlen wir immer entsprechende Serviceverträge für Update und Support. Regelmäßige Weiterbildung der Mitarbeiter in Workshops und Online-Schulungen sollten ebenso selbstverständlich sein. Denn nur gut ausgebildete Mitarbeiter können die Software auch effektiv nutzen und damit dem Hotel eine Menge Zeit und Geld sparen.
Sitec: Zu einem guten Hotelsystem gehört auch immer eine kompetente und rasche Betreuung. Eine stets erreichbare Hotline, wo der Hotelier sofort mit einem kompetenten Techniker sprechen kann und sich nicht durch ein Callcenter quälen muss, hilft bei Fragen und Problemen.
GastroDat: Betriebsberatungen, Schulungen und Kurse sind sehr wichtig. Interessant sind auch diverse Apps wie basic roomplanner, offer-app, precheckin-app oder cleaner-app für den schnellen Überblick von unterwegs.
Welche Fehler werden Ihrer Beobachtung nach häufig gemacht? Und wie gelingt es, diese zu vermeiden?
GastroDat: Es wird zu wenig Directmarketing gemacht und entweder gar nicht oder zu wenig auf Buchungsplattformen gesetzt. Für Online-Plattformen werden zu hohe Kommissionen und zu wenig Vertrauen in den Datenschutz immer mehr zum Problem.
Schulungen vor Ort, regelmäßige Workshops aber auch kostenlose Veranstaltungen wie Themenfrühstück und „Schulungs-Stammtisch“ tragen wesentlich dazu bei, laufend optimale Lösungen für den jeweiligen Betrieb zu finden.
Sitec: Oft werden einzelne Bereiche wie Hotel, Restaurant und Wellness- bzw. Kur-Verwaltung durch unterschiedliche Hersteller abgedeckt. In der Regel arbeiten die Komponenten eines Herstellers besser zusammen als Schnittstellen zwischen Fremdprodukten. Aus diesem Grund sollte man sich Partner suchen, die die benötigten Komponenten vom selben Partner anbieten und nicht auf Fremdsoftware zurückgreifen.
Zu empfehlen ist daher, das System als Ganzes – also inklusive Hardware, Software, Dienstleistung, Betreuung etc. zu sehen und einen Fünf-Jahres-Kostenplan zu erstellen – inklusive der eigenen Arbeitszeit! Dies ist eine gute Grundlage, um Angebote zu vergleichen.
HS/3: Jeder Mouseklick kostet Geld! Der Hotelier sollte seine fünf wichtigsten Kernprozesse kennen und diese anhand der zur Auswahl stehenden Softwareprodukte zeitlich bewerten. Gerade diese Bewertung zeigt, welche Software praxisorientiert ist und welche zu komplex in den Arbeitsabläufen und funktional überladen ist.
Bei der durchschnittlichen Fluktuationsrate in der Hotellerie muss außerdem alle eineinhalb Jahre ein neuer Mitarbeiter geschult werden. Bewertet mit dem vom Softwareanbieter kalkulierten Schulungsaufwand für das Front-Office-System ergeben sich bei einer Nutzungszeit von ca. fünf Jahren schnell Kosten in fünfstelliger Höhe.
Der Hotelier sollte daher bei der Auswahl der richtigen Lösung insbesondere den Aspekt der Folgekosten intensiv bewerten und in seine Investitionsentscheidung einbeziehen. Gerade dabei werden die meisten Fehler gemacht, die sich später in Form ungeahnter Folgekosten rächen.
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